Au téléphone, l’assistante applique vos règles à la lettre : avant de dire oui, elle vérifie le jour, l’heure, la place et l’adresse. Encore faut-il qu’elle les connaisse. Ce qu’elle ne sait pas, elle ne l’invente pas : sans conditions d’annulation, elle n’en parle pas ; sans zone de livraison, elle accepte toutes les adresses. Quelques minutes dans le tableau de bord, menu Configuration restaurant, évitent la plupart des erreurs.
Horaires et fermetures : pas de réservation un jour fermé
Dans l’onglet « Informations générales », renseignez vos « Horaires d’ouverture » jour par jour, puis vos « Jours de fermeture exceptionnelle » : jours fériés, congés, travaux. Un client qui demande une table un jour fermé, ou à une heure où vous ne servez pas, s’entend répondre que ce n’est pas possible.
Pour les appels qui arrivent quand le restaurant est fermé, la carte « Horaires » de la page « Mon Call Bot » vous laisse choisir ce qui se passe, par exemple « Annoncer la fermeture ». L’assistante dit alors quand vous rouvrez, répond encore aux questions et peut réserver pour plus tard, mais ne prend aucune commande tant que c’est fermé.
Capacité, tables, écart : jamais plus de monde que de places
- « Capacité maximale (couverts) » : l’assistante n’accepte jamais plus de couverts en même temps.
- « Tables » : indiquez chaque table et son nombre de places. Elle choisit la plus petite table qui convient, ou en réunit deux.
- « Écart entre réservations » : le temps minimum entre deux réservations sur une même table (30 minutes recommandées). « Pas d’écart » interdit seulement deux réservations à la même heure.
Quand un créneau est complet, elle ne se contente pas de dire non : elle propose jusqu’à trois autres heures le même jour.
Grands groupes : c’est vous qui décidez
Un groupe de quinze ne se gère pas comme une table de deux : menu, acompte, disposition de la salle. Au-delà du nombre fixé dans « Groupe maximum », l’assistante ne réserve pas elle-même. Elle explique au client qu’on va le rappeler, lui demande son numéro, et la demande arrive dans votre journal des appels, marquée « à rappeler ».
Retard et annulation : vos règles, pas les siennes
« Retard toléré » et « Conditions d’annulation » sont les règles que l’assistante donne aux clients qui posent la question. Laissés vides, elle n’en parle pas : elle ne fixe pas de règle à votre place.
La carte : un plat épuisé ne se vend pas
Dans l’éditeur de carte, cochez « Indisponible aujourd’hui » sur un plat, avec un motif si vous le souhaitez. L’assistante ne le propose plus et, si un client le demande, elle lui dit qu’il n’est pas disponible et propose autre chose. La case reste cochée jusqu’à ce que vous la décochiez : pensez-y quand le plat revient.
Si votre caisse est reliée, la carte suit la caisse, plats épuisés compris : voyez notre article sur Zelty et HubRise.
Livraison : zones, minimum, frais et délai
Dans l’onglet « Services et paiements », rubrique « Détails livraison » :
- « Zones de livraison » : les villes ou arrondissements que vous livrez. Une adresse hors zone n’est pas acceptée en livraison ; sans zone, toutes les adresses le sont.
- « Minimum commande (€) » : sous ce montant, une livraison n’est pas enregistrée. L’assistante dit au client combien il manque et lui propose d’ajouter quelque chose.
- « Frais livraison (€) » : ils s’ajoutent au total annoncé.
- « Délai de livraison » : un nombre de minutes (20, 30, 45, 60 ou un autre), celui que l’assistante annonce en confirmant une livraison.
Un oui avant chaque enregistrement
Dans l’onglet « Communication IA », gardez « Confirmation requise » cochée : l’assistante attend un oui clair du client avant d’enregistrer une commande ou une réservation. C’est le meilleur rempart contre un plat mal entendu ou une heure mal comprise.
Et maintenant, un appel de test
Une fois votre ligne raccordée, appelez-la comme le ferait un client : demandez une table un jour de fermeture, une réservation pour quinze, un plat marqué indisponible, une livraison hors zone. Chaque appel apparaît dans votre journal des appels, avec sa transcription : vous voyez tout de suite s’il manque un réglage.