Pour ne plus perdre d’appels, beaucoup de restaurants pensent d’abord à un secrétariat téléphonique externalisé : des opérateurs qui décrochent à leur place. C’est une solution éprouvée, mais pensée pour des métiers où l’on prend surtout des messages. Voici comment elle se compare à une réceptionniste IA comme VoxaOne.
Comment fonctionne un secrétariat téléphonique
Vous renvoyez vos appels vers un centre où des opérateurs répondent en votre nom, avec une fiche de consignes. Ils prennent des messages, parfois des rendez-vous dans un agenda partagé. La facturation se fait en général à l’appel, à la minute ou au forfait, avec des horaires fixés au contrat : couvrir les soirs et les week-ends coûte souvent plus cher.
| Critère | Secrétariat classique | VoxaOne |
|---|---|---|
| Disponibilité | Selon le contrat, souvent en journée | 24 h/24, 7 j/7 |
| Appels simultanés | Selon le nombre d’opérateurs libres | Trois appels en parallèle d’office, davantage en option |
| Connaissance du restaurant | Fiche de consignes, opérateurs qui changent | Votre carte, vos horaires et vos règles, les mêmes à chaque appel |
| Réservations et commandes | Souvent un message à traiter ensuite | Enregistrées complètes dans votre tableau de bord |
| Cas délicats | Écoute humaine | Transfert vers votre équipe |
| Coût | À l’appel, à la minute ou au forfait | De 349 à 799 € par mois selon le volume |
Là où la réceptionniste IA fait la différence
- Les pics d’appels : le vendredi soir, plusieurs appels arrivent en même temps ; l’IA en prend trois à la fois d’office, et davantage en option.
- Les soirs et les week-ends, justement quand les clients réservent, sans surcoût d’astreinte.
- La précision : la réservation est prise directement, avec la date, l’heure, le nombre de couverts et les remarques, plutôt qu’un message à rappeler.
- La cohérence : les mêmes réponses sur la carte, les allergènes et les horaires, à chaque appel.
Quand un secrétariat reste pertinent
Si vos appels demandent surtout de l’écoute (réclamations, événements sur mesure, clientèle qui refuse de parler à une machine) ou si plusieurs activités partagent le même numéro, un secrétariat humain garde des atouts. Rien n’empêche de combiner les deux : l’IA traite les demandes courantes et transfère le reste.
Comment trancher
- Relevez vos appels sur deux semaines : combien, à quelles heures, pour quoi.
- Estimez la part de demandes simples : réservation, commande, information.
- Comparez le coût annuel des deux options sur votre volume réel.
- Testez : VoxaOne s’essaie 14 jours gratuitement, sans engagement.
Le détail des coûts est dans notre guide Coût d’une réceptionniste IA.